10 نصائح لتنظيم جيد لمكتبك

إذا كان المثل الشهير يقول : “العقل السليم في الجسم السليم”، ففي سياقنا هذا سنقول “المكتب المنظم من اجل مردودية أكثر في العمل”.

وعليه فإذا كان مكان العمل مبعثرا فهذا لايجعل منظر المكتب منفّرا فحسب، بل هو يؤثر سلبا ايضا على تركيزك وعلى أدائك ومردوديتك في العمل مما يعني أن حياتك المهنية بأسرها في خطر.

وكي تتفادى هكذا مشاكل سنورد لك فيما يلي 10 نصائح تجعل مكتبك يسترجع كل رونقه وجاذبيته مما سيجعلك تقضي أوقاتا ممتعة من العمل الجاد.

1- خصص مكانا للأغراض التي تستعملها يوميا

المفاتيح، والهاتف، سماعات الأذن إلخ هذه كلها أغراض ذات استعمال يومي ويجب أن تخصص لها مكانا خاصا بها على المكتب تضعها فيها حينما تعمل. استعمل حمالة أغراض جميلة  (Pin tray) تزين ديكور المكتب وتنظم هذه الاغراض في الآن ذاته. والهدف من هذا هو الحد من تشتت التركيز.

2-قم بعملية تنظيف شاملة:

في الواقع ليس هناك فوضى قليلة او كثيرة. فمكتبك لابد أن يصبح منظما هذا كل ما في الأمر. اسأل نفسك عن جدوى كل شي فوق سطح مكتبك. إذا وجدت به اغراضا لا تصلح لشيء  فخصص لها مكانا ما في مكان آخر. ولا تتردد أبدا في التخلص من الأغراض التي لا تصلح لشيء.

3-قسم مكتبك الى أقسام من اختيارك

4-نظف ورتب مكتبك بانتظام

6. قم بتخزين وثائقك الخاصة في صناديق التصفيف الصغيرة

إذا لم تكن مستعدًا للتحول الى النمط الرقمي ، فابحث عن صناديق التصفيف الصغيرة لمكتبك: واحدة منها تخصص للمشاريع المكتملة والأخرى للأعمال الجارية. وبمجرد انهاء العمل في ملف ما ، ضعه بعيدًا في صندوق الأرشيف ، وإذا أمكن ، قم بتخزينه في خزانة.

7. قم باقتناء مذكرة لتسجيل الملاحظات

إذا لم تكن أدوات مثل Evernote أو Todoist أو Google Keep مناسبة لك ، فعليك بشراء مذكرة. هذه الأخيرة تبقى الخيار الأفضل من الـ post-itsلأنك تحافظ على الاتصال المادي مع الورق والقلم ، ولكن على نحو أقل تعقيدًا.

8. اقتن سلة مهملات

جزء أساسي آخر من مكتب منظم جيدًا وهو سلة المهملات. ضعها بجوار المكتب أو تحته واجعلها حليف مؤسستك. حتى في العصر الرقمي ، لا تزال هناك أشياء يجب التخلص منها مثل: المسودات ، والأظرفة، والمناديل ، والعبوات … كل هذه الأشياء يجب ألا تشوش فضاء عملك.

9. قم بتوفير محطة شحن كهربائية

خيوط الاجهزة الالكترونية المتشابكة والمبعثرة دائما تغطي مكاتبنا تشكل مصدر ازعاج متواصل! فالجهاز اللوحي والهاتف الذكي وأسلاك شحن البطارية المحمولة ، كلها تشكل المصدر الرئيسي للفوضى.  إذن ما الحل ؟ حوّل أحد أدراج خزانتك إلى محطة شحن متكاملة، قم بإخراج ثقب من الدرج Drawer يخرج منه السلك الكهربائي المؤدي إلى المقبس الكهربائي الخاص بك. وهكذا بعيدًا عن ناظريك ودون إزعاج ، تستطيع أن تشحن أجهزتك المحمولة بهدوء بينما تركز على مشاريعك.

10. أبعِد كل الأجهزة الإلكترونية الخاصة بك

يجب أن يشغل جهاز الكمبيوتر الخاص بك كل المساحة على مكتبك ، .وبالتالي يجب وضع الأجهزة الأخرى ، مثل أجهزة التقاط الأنترنيت (routeurs) أو الطابعات أو الماسحات الضوئية في مكان آخر. و إذا لزم  أضف قطعة أثاث بالقرب من مكتبك تضع عليها هذه الأجهزة.

وهكذا فباتباعك لهذه النصائح العشر، ستكون قد وفرت لنفسك مكتبا بسيطا ومثاليا سيتيح لك كل فرص التركيز والعطاء.